怎樣建立通用數據接口以實現對信息系統的數據審計

答：數據審計的內容是審查數據文件中的各項數據，是審計人員對被審單位數據文件中各種會計信息所進行的直接檢查和分析性審核，通常包括兩方面工作，一是檢查各賬戶余額和所記錄的經濟業務的合法性、真實性和正確性；二是綜合分析復核各項會計信息。

（1）對賬戶余額和所記錄經濟業務的檢查

對賬戶余額和記錄的經濟業務的直接檢查具體內容很多，包括手工審計中要審查的憑證、賬簿和報表的內容。如審查經濟業務的合法性，查明業務記錄期的恰當性（如有無將上月的生產成本列入本期），檢查業務分類的適當性（如檢查有無將營業外支出列入生產成本），查明存貨計價的一致性與正確性（如檢查材料耗用成本計算方法的一致性與正確性），審查應交增值稅的計算及會計處理的正確性，查證應付福利費等計提的恰當性，核對總賬與明細賬余額是否相符等。

（2）對會計信息的分析性復核

對數據文件中的會計信息進行分析性復核，是指通過對會計信息進行分析和比較，查明賬戶余額的合理性以及會計信息之間聯系是否正常。如果在分析和比較中發現異常的變化和不合理現象，則可作為重要的審計線索，進一步查證會計處理中的錯誤或舞弊行為。分析性復核通常包括計算各種財務比率（如費用率、利潤率），同往年的同種比率逆行比較，或者對重要賬戶的余額和發生額來進行趨勢分析、結構分析，將有關的會計信息進行比較。例如，本年的數據與往年的比較，實際數據與計劃數據進行比較，被審單位數據與同行業的平均數據進行比較等。

對數據文件內容的合法性、真實性、正確性的審查范圍與數量，與被審單位的內部控制制度的健全性和有效性以及會計軟件功能的正確性，可靠性密切相關。如果被審系統的內部控制健全有效，會計軟件功能正確可靠，則可以減少數據文件實質性審查的數量和范圍。反之則應擴大實質性審查的數量和范圍。

答：電子數據審計需要借助計算機進行審計，審計工作的開展條件發生了一定的變化。

（1）審計人員應具有審計電子數據的相應知識

審計人員除了需要具備會計、審計、法律和所審計業務的專門知識外，還應具備一定程度的計算機信息系統方面的知識，尤其要具備數據庫方面的知識和運用技術，具有復合型的知識結構。

（2）獲取被審計單位計算機信息系統的必要信息

在進行計算機數據審計前，審計人員應以獲取滿足計算機數據審計所需的信息為標準，對被審計單位的計算機信息系統進行充分的調查，獲取必要的審計所需信息。這些信息主要包括：被審計單位主要計算機系統的硬件和軟件概況；各主要業務系統的業務內容、數據處理流程和處理邏輯、數據備份；主要業務系統相互之間的關系；計算機信息系統內部控制制度等。

（3）建立被審計單位審計資料數據庫

將與被審計單位財政收支、財務收支有關的電子數據以及審計檔案以電子數據存儲，用數據庫系統進行管理，為建立數據分析模型，模擬審計方案做準備。

（4）建立電子數據承諾制

存放在磁性介質上的電子資料比紙質資料更容易被篡改，并且篡改不留痕跡，為了降低進行計算機數據審計的風險，必須建立被審計單位對其所提供的電子數據的真實性、完整性的承諾制度。

答：在信息化環境下，企業的業務流程發生了根本性的改變，與之相應的反映企業財政收支、財務收支的會計數據的生成方式和流程、存儲方式等也隨之發生了改變，審計人員在面對信息系統進行審計時，必須結合電子數據的存儲特點，設計新的數據審計作業流程。

（1）審前調查

審前調查是指以審計目的為依據，對被審計單位的各方面調查并確定審計數據需求的過程。調查的范圍和內容是由審計目的決定的，審計目的不同，即使是同一被審計單位，對其調查的范圍、內容也會不同。

在進行審前調查時，首先應對被審計單位組織結構和計算機信息系統總體設置情況進行調查，具體內容包括管理體制、部門設置情況、部門的具體職能及各部門信息系統的設置和使用狀況；其次應對信息系統的具體內容進行調查，包括信息系統的硬件設備、軟件系統、應用系統的技術文檔資料、系統的主要功能、系統的業務處理流程及業務操作規則等；再次應對信息系統的數據庫系統及數據庫結構進行調查。對數據庫系統的調查包括數據庫系統的名稱和版本、數據庫系統本身的數據格式、數據庫系統本身可導出的數據格式等；對數據庫結構的調查包括數據流程、數據庫表之間的關聯關系、表結構描述及數據SQL文件（含表、視圖、觸發器、存儲過程等）。

在完成審前調查后，審計人員需根據審計目的，提出可行的、滿足審計需要的數據需求，確定數據采集的對象及方式。數據需求是以數據需求說明書的方式提交給被審計單位的，需求說明書的具體內容有：被采集數據的系統名稱、數據的內容、數據格式和傳遞方式及時限要求、雙方的責任等。

（2）審計數據的準備

在審計前調查提出數據需求的基礎上，接下來要做的工作就是審計數據的準備。數據準備是指在進行計算機數據審計之前，獲取審計需要的電子數據的過程。數據審計主要包括四個環節，即數據的采集、清理、轉換和驗證。

審計數據采集是指審計人員在被審計單位的技術人員的配合支持下，通過可行的技術手段，如直接拷貝、文件傳輸和ODBC等方式，取得被審計單位會計核算和經濟業務完整數據，掌握審計對象的整體信息。數據采集是利用審計軟件進行數據審計的首要環節，是審計人員對被審計單位做出正確分析評價的基礎。

為了使采集到的數據能夠為審計所用，還需要對所采集的數據進行清理、轉換和驗證工作，這是因為被審計單位數據來源于不同的信息系統，不同系統的數據格式各不相同，而且大多數信息又是用代碼表示的，這就可能造成數據在采集和處理過程中失真，所以，對采集到的數據必須進行清理、轉換和驗證，為計算機數據審計創造“物質”基礎。

數據清理是指為提高數據質量而對缺失的、不準確的、不一致的等有質量問題的數據進行處理。數據轉換是指將被審計單位的數據有效地裝載到審計軟件所操縱的數據庫中，包括數據庫格式的轉換以及數據內容的轉換，后者的主要工作是識別、標識出數據表和表中字段的經濟含義及關聯關系。數據驗證主要是指檢查被審計單位提供的數據的真實性、正確性和完整性，這主要是針對被審計單位可能有意更改、隱瞞數據真實情況所做的工作。清理、驗證和轉換是交替進行的，將綜合應用在各種數據處理技術和方法中。

（3）建立審計中間表

由于數據庫中的數據根據范式的要求，往往是按一定的規則分解后存放于不同的、相互關聯的表中；并且由于審計利用數據的方式和目的與管理、核算利用數據的方式和目的不同，滿足管理、核算的數據表不一定都能夠滿足審計需求等方面的原因，審計人員通常需要對處理后的數據庫中的基礎數據進行投影、連接等操作，生成滿足審計分析的“中間表”，為進一步建立審計分析模型奠定基礎。

（4）選擇審計重點

對轉換清理后的數據，從不同層次、不同角度進行分析，從總體上把握情況，找準薄弱環節，選擇審計重點，模擬審計方案，有針對性地展開審計工作。

（5）建立模型對數據進行分析

針對審計重點，建立分析模型，對問題進行進一步的分析。審計分析模型的建立途徑有以下幾種：

①直接依據法律法規建立分析模型。

②根據財務、業務處理邏輯建立分析模型。

③根據數據鉤稽關系建立分析模型。

④根據審計師經驗建立分析模型。

⑤其他的建模方法。

（6）延伸落實，審計取證

通過建立審計分析模型進行數據分析，有可能直接發現、落實問題，也有可能只發現問題的線索。針對不同的情況，審計人員可以采取直接或進一步核查的方式取證，驗證問題、落實問題。

答：數據采集實際上就是將被審計單位信息系統的數據以審計軟件能夠接收的形式轉出，是審計人員利用審計軟件或其他統計分析工具進行審計業務計算機處理的第一步，是審計測試和審計抽樣數據來源的根本渠道。

（1）數據采集的方法

常用的數據采集方法一般有以下幾種：

①利用被審計單位應用系統的數據轉出功能采集數據。利用此功能的前提是轉出數據格式符合審計人員的需求，或者轉出數據經過處理后能夠符合審計人員的需求。例如，被審計單位的財務系統使用的是浪潮國強財務軟件，利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數據查詢出來，然后利用其“文件”菜單下的“數據轉出”功能可將查詢出的數據轉存為.xls、.dbf、.txt文件。采用這種方式可以使數據從被審單位的信息系統轉換到審計軟件后，不改變數據文件的內容，只是從形式上改變其在被審軟件系統中的識別標志，從而可以按照審計軟件要求的標志為審計軟件所識別。

②利用被審計單位業務系統所使用的數據庫系統的轉出功能采集數據。例如，利用SQL數據庫自身的“導入和導出數據”功能可以將SQL數據庫中的數據表全部或有選擇地轉存為其他格式文件。

③使用審計軟件自帶的數據轉出工具采集數據。有的審計軟件本身帶有對特定軟件的數據轉出工具軟件，其獲取數據簡單易行并完全符合審計軟件的要求。例如：“審易”審計軟件自身帶有“SQL Server備份數據取數”工具和“SQL Server數據取數”工具軟件，可以方便地從SQL數據庫備份數據和SQL數據庫中將數據轉存為.MDB格式文件。

④通過直接拷貝數據文件的方式采集數據。根據了解的被審計單位信息系統的情況，直接將可利用的數據文件復制到審計人員的計算機中。例如，用友7.0至用友U8.12財務軟件的數據庫為ACCESS，則可以找到其文件存放位置，直接拷貝ufdata.mdb文件，即可采集到所需要的數據。

⑤使用通用的數據轉出工具ODBC采集數據。一般情況下，只要被審計單位的計算機系統中安裝有數據庫系統軟件，都可以使用ODBC將數據庫中的表有選擇地或全部導出，并可以選擇導出多種常見的數據格式。

在上述列舉的方法中，比較常用的是利用數據庫本身的導入導出功能和ODBC方式，其他數據獲取方式要根據本審計單位系統的功能和導出數據是否符合審計人員的要求確定。

（2）數據采集文件格式和大小的確定

根據選擇的審計軟件，確定要采集數據的數據文件的格式和數據文件的大小。

①數據采集文件格式的確定。采集數據的格式以滿足審計人員的需求或審計軟件的要求為標準，如果確實無法達到以上要求，則獲得的數據文件的格式必須可以通過其他方法轉換為所需文件格式。常用的文件格式是文本文件和數據庫文件。文本文件的優點是存儲所占用的空間較小，幾乎所有數據庫管理系統都支持文本文件方式的數據導入導出，缺點是數據文本中所有數據均以ASCII字符的方式存儲，不能體現原表中各字段的字段名、字段類型、字段長度等屬性，審計人員在將文本文件轉入審計軟件系統時，需要重新設置各字段的屬性，工作量較大；數據庫文件的優點是文件中包含了各表中字段名、字段類型、字段長度等屬性，便于使用，缺點是存儲所占用的空間比文本文件方式大3倍以上。

②數據采集文件大小的確定。目前大多數審計軟件使用的都是小型數據庫系統，比如，Visual FoxPro等，其數據處理能力非常有限，像Access，Visual Foxpro所處理的數據不能大于2G；再比如，審計人員常用的Excel只能處理65535行數據。而被審計單位使用的很多業務信息系統的數據單表容量大都超過2G。因此，采集數據前首先要確定所采集的數據是否超過了所使用的審計軟件的數據處理能力，如果超過了，就要考慮對數據進行適當分割，而且還要考慮分割后的數據應便于利用。例如，在采集某證券公司的證券交易流水資料時，審計人員要求獲得的數據文件為.dbf格式，利用其SQL數據庫的“導入和導出數據”功能將所需資料導出后發現文件打不開。究其原因，發現此數據文件超過了2G，進一步分析發現，該數據庫文件存儲的是兩個年度的數據，于是審計人員把這個數據文件的數據按“年度”進行拆分，分別利用“導入和導出數據”功能，導出為兩個文件即可打開。

（3）數據采集的范圍

一般情況下，如果審計人員對被審計單位的業務了解得比較深入，則可以根據需要只采集與審計相關的數據表即可。但是，如果審計人員是初次對此類業務進行審計或是對此業務不是很熟悉，則需要采集被審計單位數據庫中的所有表。這是因為，數據庫系統中有些表雖然很小，但卻是代碼型的文件，這些代碼表對整個業務系統是至關重要的，真正的業務數據表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表來確定其含義的。如在證券行業，營業部代碼表、貨幣類型代碼表、業務代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表，往往在用到的時候才發現工作難以進行，需要重新采集數據。

答：數據清理是計算機數據審計的一個重要的數據處理環節。一般情況下，初次采集的業務數據不會完全符合審計人員的要求，這就需要對數據進行審計前的清理，使其能較好地滿足審計人員的需求。另外，有時采集到的數據本身可能存在很多問題，這些問題會直接影響審計質量，必須通過數據清理工作來清除存在的各種問題。

（1）被審計數據存在的主要問題

由于各種各樣的原因，審計人員采集到的數據會出現一些影響審計工作質量的問題，對這些問題必須加以修正，才能滿足審計工作的要求。常見的數據質量問題有：

①值缺失問題。被審計單位信息系統的數據是以滿足其管理經濟業務的需要為目的的，當同時錄入多條連續記錄中的相同數據值時，往往會只錄入第一條記錄的數據值，而省略后續記錄的相同數據值的錄入，導致在后續記錄中該數據的值缺失問題，這種情況會嚴重影響審計人員按這一數據值的某一特性對被審計數據的分析工作（如查詢、篩選、匯總）。

②空值問題。被審計數據中常常會存在部分數據值為空（Null）現象，這些空值數據不能參加運算、比較大小等分析，直接影響審計數據分析結果的準確性。

③數據冗余問題。數據冗余主要是指審計人員采集到的數據表中存在大量原本就沒有使用或存儲輔助信息的字段和記錄。這些字段和記錄對于審計人員來說，可能是多余的，沒有任何意義。大量的冗余數據的存在不僅占據了審計人員本來就十分有限的硬盤空間，而且還會大大降低審計人員數據分析的工作效率。

④數據值域定義不完整問題。由于被審計單位信息系統對某些數據沒有形成較強的值域或數據格式的約束性限制，有時會出現因操作人員失誤等原因導致錄入的數據中存在錯誤值或同一類型數據值的表達式不統一的情況。如果審計人員對錯誤值和表達式不一致的數據在未經清理的情況下加以利用，將直接導致數據分析結果的不完整，甚至形成錯誤分析結果，給數據審計工作帶來很大障礙。

⑤字段類型不合法問題。有時，在采集到的被審計單位的數據庫中，存在某些反映金額、數量的數據字段的類型被定義為字符型或其他類型，使審計軟件無法識別，也不便于審計人員利用其他工具軟件對數據進行核對。這就需要審計人員將這些字段的數據類型調整為數值型字段，以便于審計過程中的計算、匯總和分析。

（2）數據清理的基本技術

進行數據清理的技術方法很多，但使用頻率較高、通用性較好的主要是通過Excel、SQL語言、《審計數據采集分析2.0》軟件、Access等技術。

①使用Excel清理數據。Excel不僅提供了數據導入、導出以及數據排序、篩選、分類匯總等比較實用的數據操作功能，而且還可以很直觀地進行插入、刪除、修改字段或數據記錄的數據清理工作，比如數據值的復制、粘貼、清除。以下幾種情況比較適合使用Excel進行數據清理：

A.被審計單位提供的或采集到的數據本身就是Excel表，審計人員可以直接打開Excel表，在Excel表中對數據進行清理。

B.數據表存在大量的數據缺失情況，需要審計人員手工填充值缺失數據，這時可以利用Excel方便、快捷的復制、粘貼、拖拽等功能進行數據的填充。

C.所采集的數據量小，數據清理的任務較輕，可以使用Excel進行數據清理工作，操作簡單、省時省力。

②使用SQL語言清理數據。SQL語言是關系數據庫的標準語言。SQL語言集數據查詢、數據操縱、數據定義和數據控制功能于一身，是一種高度非過程化的語言。SQL語言不僅可以嵌入到程序設計語言中使用，還可以直接以命令方式交互使用，使得審計人員在數據清理的過程中能清楚地掌握被清理數據的實時狀況，及時糾正所發現的錯誤和問題。下列幾種情況下需要使用SQL語言進行數據清理：

A.數據來源較多，需要以SQL Server為平臺對采集到的數據進行集成。

B.數據表中存在的需要清理的數據質量問題具有一定的規律性，可以使用多條SQL命令完成數據清理工作。

C.數據量較大，存在同一類型數據質量問題的記錄較多，這時將數據導入SQL Server，使用SQL語句進行數據清理工作，可以簡化操作、節約時間、提高效率。

③其他技術。在進行數據清理時，審計人員還可以根據所采集數據的具體格式，采用除Excel、SQL以外的其他技術完成對數據的清理工作。比如，對于一些由《審計數據采集分析2.0》軟件直接讀取的數據中存在的少量數據質量問題，審計人員可以利用該軟件提供的“工具”——“數據維護”功能清理數據；對于數據格式為“*.mdb”的Access文件，可以通過在Access數據庫中執行“更新查詢”或更改表結構等操作來完成數據清理工作。

答：數據轉換是利用審計軟件進行計算機審計的一項必不可少的工作，因為任何軟件系統的設計都是基于一定的數據結構或數據模式的，一個審計軟件不可能處理來自五花八門的會計信息系統的不同數據結構的數據，因此必須按審計軟件的數據結構或數據模式，將被審計單位的電子數據轉換成審計軟件能夠接收和識別的數據；另外，審計軟件中有很多特定的分析方法和專用的工具，這些方法和工具往往要求一定的數據結構或數據模式。例如，在對數據進行趨勢分析時，就首先要將數據按年、月、日三個層次進行分類匯總，而絕大部分被審計單位提供的電子數據往往只用一個日期字段反映。這時，審計人員就必須將數據的一個日期字段轉換成年、月、日三個字段反映，保證數據趨勢分析的順利進行。

（1）數據轉換的主要內容

從計算機審計的需求角度考慮，數據轉換工作主要包括兩個方面的內容：一是將被審單位的數據有效地裝載到審計軟件所操縱的數據庫中；二是明確標識出每張表、每個字段的經濟含義及其相互之間的關系。

①數據類型轉換。數據類型轉換是指轉換某個數據源的類型，數據類型轉換的前提是相容，即被轉換數據全部取值（特定的）可以通過常用的轉換函數映射到另一種類型的值域上，這種映射不會丟失數據的精確度。能夠完成數據類型轉換的方法很多，通?？梢酝ㄟ^數據庫設計工具或數據轉換工具以及簡單的程序（包括SQL語句組）來修改字段的數據類型。

②日期/時間格式的轉換。在計算機環境下，日期/時間的表示格式有很多種，如日期型數據的MM/DD/YY、MM-DD-YY格式，文本型數據的YYYYMMDD格式。因此，審計人員采集到的被審計單位信息系統數據的日期和時間格式不統一，在進行數據審計前必須將其轉換成審計軟件要求的統一格式。該項數據轉換工作可以利用審計軟件提供的數據轉換工具完成，也可以在數據導入過程中，給出審計軟件要求的日期格式來完成日期格式的轉換工作，另外也可以利用SQL語句完成日期/時間格式的轉換。

③代碼的轉換。在會計信息系統中，大量使用代碼對數據進行管理，用于表示事物名稱、屬性、狀態，例如，表名、科目代碼、憑證類型代碼、部門代碼等。代碼一般是由數字和字符組成。使用代碼的好處是為實體或屬性提供了唯一的簡單而易識別的標志，便于數據的分類、檢索和統一表示，提高了數據處理的效率。同時代碼縮短了事物的名稱，大大縮短了記錄、記憶的時間，節省了存儲空間。在信息系統中，代碼是由系統管理員設置，通過應用程序進行維護。

但是在進行計算機審計時，信息系統中大量的代碼卻給審計軟件處理帶來了很大的不便。根據審計軟件的具體設計，分兩種情況處理：當審計軟件中采用了代碼設計時，且被審計單位的代碼能夠滿足審計軟件的要求，則可以直接將被審計單位的代碼表轉換成審計軟件的代碼表；當審計軟件沒有采用代碼設計時，則將被審計單位數據中的代碼值轉換為經過解碼的、易于理解的相對應值。

常見的代碼轉換包括表名代碼轉換、字段名轉換等。

A.表名代碼轉換。將被審單位信息系統的表名代碼（外語、拼音、字符等）按照審計軟件的要求進行轉換，也就是對采用編碼形式作為名稱的表進行名字的轉換與標注，從而方便審計人員對數據進行各種處理。

B.字段名轉換。將對被審計單位信息系統的字段名代碼按照審計軟件的要求進行轉換。字段名轉換得成功與否，除了軟件本身的程序控制之外，還需要審計人員充分了解被審計單位信息系統的數據字典和數據結構。

C.層次碼轉換。在會計信息系統中，為了方便計算機處理，很多基礎數據都是以代碼的方式表示的，如科目代碼、固定資產代碼以及部門代碼等，而且其編碼方案大都采用層次碼，比如在對會計科目進行編碼時，通過層次碼反映會計科目的一級科目和明細科目之間的統馭關系，在會計信息系統中，有時會出現與明細對應的科目名稱只有明細科目名稱，沒有上級科目名稱的情形，這樣非常不利于審計人員的查閱。編碼的好處是便于計算機處理，缺點是不方便人們的閱讀。為了方便審計人員查閱，需要建立最低級編碼與名稱全稱之間的對應關系表。如表5-1就是一個經過數據轉換工作建立起來的便于審計使用的科目名稱表。

表5-1

④金額值表示方式的轉換。會計是一種商業語言，其金額的表示方式是一種矢量表示法，即包括大小和方向兩個方面。在會計信息系統中，金額值有三種存儲方式：借方金額＋貸方金額；借貸方向＋金額；帶正負號的金額值。

其中第一種存儲方式比較便于統計計算，尤其便于在電子表格軟件中進行統計計算，因此在進行計算機審計時，常常需要將其他存儲方式下存儲的數據轉換為第一種存儲方式，這種轉換可以通過SQL語句實現。

例如，表table1中是以“借貸方向＋金額”的方式存儲憑證的借貸方發生額，則可以通過如下SQL語句將其轉化為第一種存儲方式：

select…，借方金額＝case借貸方向when借then金額else 0 end，貸方金額＝case借貸方向when貸then金額else 0 end

from table1

into新數據表

再如，表table2中是以帶正負號的金額值方式存儲憑證的借貸方發生額，即正值金額表示借方金額，負值金額表示貸方金額，則可以通過如下SQL語句將其轉化為第一種存儲方式：

select…，借方金額＝casewhen金額> 0 then金額else 0 end，貸方金額＝case when金額<0 then abs（金額）else 0 end

from table2

into新數據表

⑤數據抽選。通常，在采集到的數據表中包含了很多字段，其中有一些存儲了審計所需的數據信息，有一些字段存儲的是原信息系統為了方便數據管理維護而設置的、與審計需求無關的數據。這些數據的存在不僅浪費了大量存儲空間，同時也不便于瀏覽數據的查詢和檢索結果。另外有些審計所需的數據，在原信息系統中為了便于管理，可能被拆分成多張表存儲，或者采用代碼方式存儲，給審計人員的檢索和瀏覽造成了一定的困難。鑒于上述情況，審計人員在使用這些數據前，需要對其進行抽選和組合，以滿足審計的需要。

例如，為了便于查詢處理，需要對憑證庫進行清理。通過檢索創建新的視圖（或表）。新視圖中包括以下字段：qj、pzlx、pzh、kmdm、kmqc、zy、jfje、dfje、pzrq，分別用于存儲憑證的期間、憑證類型、憑證號、科目代碼、科目全稱、摘要、借方金額、貸方金額、憑證日期。

（2）數據轉換的基本技術

①利用數據庫管理系統自帶的轉換工具轉換數據。很多的數據庫管理系統都自帶數據轉換工具。如微軟的SQL Server自帶的DTS工具就是一種操作簡便、功能強大的數據抽取和轉換工具，可以支持多種形式的轉換。在進行計算機數據審計時，可以直接用于數據轉換的處理。

②利用審計軟件轉換數據。在目前常用的審計軟件中，幾乎都有數據轉換工具，由于審計軟件有專用審計軟件和通用審計軟件，因此，轉換工具也可以分為專用轉換工具和通用轉換工具兩大類。

專用轉換工具的功能是轉換特定系統中的特定數據，如海關審計軟件《海關業務審計軟件2.0》中的數據轉換工具，主要用于年度進出口報關單、年度稅單和年度減免稅證明表等數據的轉換。

通用轉換工具具有較大的靈活性。如《審計數據采集分析軟件2.0》中提供的數據轉換工具就是一個通用的轉換工具，可以將文件類型數據庫（DBase系列、Fox系列、Access系列）中的數據轉換到Access數據庫中。同時還可以完成數據類型轉換、日期/時間格式轉換和值域轉換等數據轉換工作。

利用審計軟件的轉換工具進行數據轉換的基本步驟為：

A.選取源數據表。即選擇被轉換的原始數據，這些數據可以是DBase系列、Fox系列、Access系列數據庫中的數據表。

B.選擇目標表。即指定需要轉換到的數據庫中的表。如Access類型的數據庫。

C.定義字段之間的對應關系。即分別指定源字段和目標字段，建立起字段之間的對應關系。在建立對應關系的時候，系統會自動檢查源類型和目標類型之間的相容性，并提示用戶進行日期/時間格式設定、值域轉換。

D.系統自動進行數據轉換并保存轉換結果。

③利用SQL語言轉換數據。對于具有較高計算機應用水平的審計人員來說，利用SQL語言完成審計數據的轉換不失為一個較好的選擇?；炯夹g是利用SQL語言中的數據定義語句（DDL）和數據操縱語句（DML），定義目標數據庫和目標表的結構，然后將源數據檢索到目標數據庫中并對檢索的結果進一步加工。

另外，擴展的SQL語言也是一個較好的數據轉換工具。如Microsoft SQL Server的T-SQL語句中增加了Case表達式，Case語句可以更方便地在檢索過程中完成部分數據的轉換工作。Case語句具有兩種格式：簡單Case函數：將某個表達式與一組簡單表達式進行比較以確定結果；Case搜索函數：計算一組布爾表達式以確定結果。

答：數據驗證在計算機數據審計中占有很重要的地位，貫穿于計算機數據審計的全過程。在審計過程中，審計人員必須不斷地進行數據驗證，來確定所審計的電子數據的真實性、正確性和完整性。

（1）數據驗證的作用

數據驗證的作用主要體現在以下幾個方面：

①確認所采集的電子數據是否真實地反映了被審計單位的實際經濟業務活動。通過驗證電子數據對被審計單位實際經濟業務活動的真實反映程度，排除被審計單位有意識隱瞞、修改部分數據的可能性，從而確認審計人員采集的電子數據的真實性、正確性和完整性。

②檢查數據在采集過程中是否發生遺漏。當電子數據從一臺計算機轉移到另一臺計算機、從一個信息系統轉移到另一個信息系統時，由于信息系統的數據輸入輸出控制的多樣性、數據采集人員對相關知識、源數據庫特性的掌握程度等因素，可能導致在數據采集過程中發生數據遺漏的問題，這就需要審計人員對所用的數據進行充分驗證，確認數據的正確性和完整性。

③檢查數據清理時是否發生數據遺漏和數據錯誤。審計人員在進行數據清理時編寫的程序可能會存在邏輯錯誤或對數據的操作不規范等問題，這些問題可能導致部分數據遺漏和錯誤，使得隨后進行的數據分析結果發生錯誤。因此，審計人員在完成數據清理操作后，必須對被操作的電子數據進行數據驗證，確保數據的正確性和完整性。

（2）數據驗證的基本內容

數據驗證的基本內容主要有：核對記錄數、核對總金額、檢查借貸平衡性、驗證憑證號斷號和重號以及驗證數據的鉤稽關系等。

①核對記錄數。審計人員在采集到審計數據后，首先要將取得的電子數據的記錄數與被審計單位信息系統中的記錄數進行核對（有打印紙質憑證的，還要與紙質憑證數核對），驗證憑證數據的完整性。

②核對總金額。審計人員在進行數據采集、數據清理以及數據轉換后，都要進行總金額的核對，包括核對借方發生額合計數、貸方發生額合計數、借方余額合計數與貸方余額合計數，以確認每一步操作是否影響了數據的完整性。

③檢查借貸平衡性。數據借貸平衡性的檢查是對會計數據最基本的檢查內容，通常與核對總金額同時進行，即在核對總金額時，同時應檢查其借貸平衡性，從而確認數據的正確性。一般來說，如果數據能夠滿足借貸平衡關系，基本可以斷定數據是可以利用的。

④驗證憑證號斷號和重號。憑證表是由原始憑證向其他會計賬簿、報表傳遞會計信息的最基礎的會計數據表，所以在利用電子數據開展計算機審計過程中，必須注意保證憑證表數據的完整性。在會計信息系統中，憑證號是典型的順序碼，憑證號每月按照憑證類型連續編制，不同的憑證使用不同的憑證號，憑證號中間不能有斷號、空號或重號出現。因此，分析憑證表中憑證號是否連續是驗證審計人員所采集數據與被審計單位會計數據一致性的一種重要的數據驗證內容。審計人員可以依據采集到的憑證表的存儲特征，通過編寫SQL語句來驗證憑證號是否斷號、重號。

⑤驗證數據的鉤稽關系。在業務和會計數據中存在著許多鉤稽關系。驗證鉤稽關系是否正確，是數據驗證的重要內容。例如，在審計人員采集到的被審計單位固定資產數據表中，關于固定資產價值方面的數據一般都包括資產原值、累計折舊、資產凈值字段內容。而且，這三個字段值之間存在鉤稽關系如下：

資產原值－累計折舊＝資產凈值

因此，審計人員在使用被審計單位的固定資產數據表之前，有必要根據上述鉤稽關系對這三個數據進行驗證。在驗證時可以通過下列SQL語句來實現：

SELECT*

FROM固定資產表

WHERE（資產原值－累計折舊）<>資產凈值

答：利用審計軟件進行輔助審計是目前應用較多的一種數據審計技術，其基本原理是導入會計信息系統中最基礎的記賬憑證以及其他相關信息，根據會計準則和規范會計處理方法，自動生成總賬，明細賬和會計報表，然后同企業提供的相關會計資料進行對比，從而實現對會計信息系統本身及其所提供的財務數據進行審計。在具體進行數據審計時，審計軟件還可以從被審的數據文件中按照審計人員指定的標準抽取或查找某些數據，根據審計目的進行計算和處理，包括對大量數據進行驗算、重新分類和匯總等工作，并按照審計人員的要求輸出審計信息?？梢?，運用審計軟件進行輔助審計，可以提高審計的效率，減少審計人員對被審單位數據處理人員的依賴程度，增強審計的獨立性。

（1）審計軟件的輔助審計功能

不同的審計軟件其功能也不盡相同，我國的通用審計軟件一般提供下列主要功能：

①會計師事務所的日常管理。大多數審計軟件均提供對會計師事務所的基本情況管理、部門管理、人員管理、項目管理、檔案管理、培訓管理等多項管理功能。

②制訂審計計劃。審計軟件提供一般的審計計劃和審計程序表的模本，由用戶根據需要進行一定的修改和編輯。

③會計數據的采集與轉換。審計軟件提供或由用戶定義數據接口，采集被審計單位的會計科目、憑證、年初數和其他數據（如采購、銷售、成本等），并轉換成審計軟件可直接處理的數據結構，重新記賬、算賬、編制會計報表，以便進行其他審計處理。

④提供一系列審計輔助審計工具。審計軟件的審計工具通常包括數據查詢、查賬、審計抽樣、會計報表分析、分析性復核、實質性測試、各種計算、往來賬項核對和根據經驗或規律提示審計重點或疑點等。

⑤工作底稿的編制與復核。在審計軟件中，通常提供一些標準的工作底稿模板供用戶使用，另外還提供了自定義底稿設置功能，方便用戶自己定義所需要的工作底稿模板；底稿中的數據可由系統自動從被審計單位證、賬、表中抽??；根據審查結果填寫的數據可由審計人員輸入，各項審查處理的結果可隨時轉入工作底稿；用戶可以方便地建立底稿索引號，并依據索引號查找相應的工作底稿；每張底稿的審計調整可自動匯總到審計調整匯總表，并可據此編制審計調整后的會計報表。

⑥與Word、Excel進行無縫連接。審計軟件可與Word、Excel集成運行，方便用戶導入、導出其編制的資料。

此外，大多數通用審計軟件還可以輔助審計人員查找審計法規，打印審計通知書、審計業務約定書、內部控制問卷、審計報告等各種審計文件。

（2）審計軟件輔助審計的主要工作

審計人員可以利用審計軟件完成下列各項基本的審計工作：

①數據檢查。即根據審計人員的需要檢查會計數據。例如，利用審計軟件檢查應收賬款文件中超過一定金額并超過一定賬齡的賬戶；復核存貨文件中低于或超過限額的存貨及其數量；復核現金日記賬，檢查每筆金額是否超過規定的限額等。

②測試與計算。審計人員可以運用審計軟件測試數據文件中有關數據計算的正確性并進行分析，以評估被審計算機會計信息系統中相應數據的正確性。例如，驗算固定資產折舊計算的正確性；驗算材料成本差異中材料成本差異率和差異額計算和分配的正確性等。

③數據比較。即比較兩個不同數據文件內的相應記錄，以確定數據的一致性。例如，將應收賬款文件中的明細余額相加與總賬文件中的應收賬款余額相核對。

④審計抽樣。審計軟件可采用隨機抽樣或判斷抽樣等方法，從被審的數據文件中選擇所需樣本。例如，對存貨文件進行審查，選擇存貨樣本時，可對金額較大的或存儲時間較長的項目采用判斷抽樣，其余的項目則進行隨機抽樣，并可將所選的項目按審計人員指定的格式打印或顯示出來。

⑤重新組織數據。為了便于審計分析工作，可以按照審計分析的需要，對數據進行重新排列或匯總。例如，審計人員可以使用審計軟件進行應收賬款的賬齡分析，編制試算平衡表；為方便實地盤點，可以使用審計軟件將數據文件中的存貨數據按放置地點進行分類排列。

⑥進行財務分析。例如，利用審計軟件，將各個時期的財務指標進行比較，對某些重要的財務數據，如利潤、成本、資金等進行各種分析；向審計人員提供財務分析數據和指標，審計人員通過對這些財務指標分析，從中發現不正常的情況或問題，以便進一步進行調查和分析。另外，利潤水平較大幅度的升降，生產成本忽高忽低，資金周轉速度忽快忽慢，都是審計人員值得注意的現象，從這些現象的分析著手，可以決定進一步審計的方向。

（3）利用審計軟件進行輔助審計的步驟

①制定審計計劃。即針對存儲在磁性介質上的數據文件，制定相應的計算機輔助審計計劃。具體內容包括：

A.確定審計目的。在制定審計具體計劃時，首先要明確利用審計軟件進行輔助審計的具體目的以及為達到這些目的需要執行的具體任務，必要時還應制定出執行各項具體任務的邏輯流程。例如，以證實固定資產的折舊計算是否正確、是否恰當地計入了相應的成本費用中為審計目的，則要執行的具體任務有：按規定的固定資產分類及折舊年限重新計算各月的折舊費用，與被審計單位原來的賬務記錄進行比較。

B.確定要輸出的工作底稿及其內容和格式。在制定審計具體計劃時，審計人員要確定應用審計軟件需要計算機輸出哪些工作底稿。因為審計是一個取證的過程，這些輸出的審計工作底稿是審計證據的一部分，審計人員必須根據審計目的設計要輸出底稿的內容和格式，只有恰當地輸出有關的內容，才能提供有力的證據證實審計結論；只有以適當的格式輸出，才符合審計工作底稿的規范，便于審計人員的使用及以后的復查。工作底稿的內容和格式可以利用軟件中已有的工作底稿模板，也可以自行設計和定義其內容和格式。

C.了解并熟悉被審計數據文件的有關情況。為有效地使用審計軟件進行輔助審計，審計人員必須了解被審計單位數據文件的保存狀態。如果審計人員需要的數據在被審計單位的信息系統中只是存放在處理中的暫存文件中，則審計人員必須事先通知被審計單位，讓有關人員做特殊的保留。另外還要確定被審計數據文件是否可以通過數據接口導出或復制，有無備份文件；被審計數據文件是否經過加密及審計軟件對其的訪問方式；熟悉被審計數據文件的結構，并取得這些數據文件中代碼字段的編碼表。如果審計人員需要在自己的計算機上應用審計軟件進行審查，則要考慮被審計數據文件能否在審計人員的計算機上調用等。

D.確定被審計單位可提供的技術支持。取得被審計單位的技術支持，對于審計人員是否能夠利用計算機進行輔助審計至關重要，尤其是在被審計單位信息化程度較高、建立了ERP或電子商務系統時更是如此。在審計計劃階段，審計人員應根據所需的技術及數據等方面的支持與被審計單位達成協議，以保證計算機輔助審計工作能順利開展。

E.確定和準備所需的設備和物資。即準備審計所需的審計軟件、電腦、磁盤、報告用紙等。如果準備在被審計單位的計算機上運行審計軟件，還需要確定審計軟件能否在被審計單位的計算機環境下運行。

F.確定人員和日程安排。即具體安排應用審計軟件進行輔助審計的人員和各項工作的具體日程。在審計計劃階段，需要確定每個審計項目的項目組成員及每個項目組成員的具體工作，同時根據審計計劃和各項工作的邏輯關系及所需時間，與被審計單位協商確定各項工作的日程安排。

G.技術復查。在計劃的最后階段是技術復查工作。復查內容包括：檢查應用審計軟件能否達到預定的審計目的；檢查要求輸出的工作底稿是否充分和恰當，各底稿是否包含了所需收集的證據，其格式是否符合審計工作底稿的要求；檢查被審計數據文件的情況，所用的審計軟件能否直接訪問這些文件，如果不能，應做怎樣的準備工作才能使被審計數據文件轉換為審計軟件可以訪問的格式。

②測試審計軟件。在計劃階段之后，為正式運行審計軟件，審計人員必須事先檢查所用的審計軟件，對審計軟件進行檢測和調試。檢測運行軟件應盡可能在接近真實審計的環境下進行，從而確定審計軟件是否可靠，是否能夠保證審計工作順利進行。

③審計處理。即利用計算機開展具體的審計作業。審計處理應按計劃的流程進行，對于審計作業中發現的問題要及時處理。由審計軟件印出的詢證函，要經過審計人員和被審計單位共同核準蓋章后再發出。對審計處理輸出的工作底稿，審計人員要檢查有無不合理的結果，認真研究審計證據，以得出審計結論并確定下一步要繼續進行的審計工作。處理輸出的工作底稿要予以編號，妥善歸檔。

④審計總結。應用審計軟件進行輔助審計的最后一步是總結?？偨Y的內容包括：此次使用審計軟件是否達到了預定目的，如果未能達到預定的目的，應找出原因；在此次使用中遇到的問題及其解決辦法；根據此次使用審計軟件的經驗，對以后應用審計軟件輔助審計工作的建議等。

（4）利用審計軟件進行輔助審計應注意的問題

①審計軟件不能完成所有審計工作。審計工作中要進行很多專業判斷。審計軟件可以輔助審計人員對被審計數據文件進行諸如抽樣、查詢、核對、匯總、計算和分析等處理，輔助編制工作底稿，進行一些簡單的判斷或按一般規律提示一些審計的重點或疑點。但若希望由審計軟件判斷各項業務的真實性與合法性，是不切實際的。審計軟件不能代替審計人員執行所有的判斷。因為不同的審計項目，其審計環境、審計目標和審計風險都不一樣，單靠一個軟件是不能完成所有審計工作的。

②審計軟件只是一個審計工具。雖然大多數審計軟件都提供了較標準的審計程序，沒有經驗的審計人員也可以參照審計程序進行審查，但審計軟件只是一個高級的工具，審計項目的風險何在、要審計什么以及如何去審計才能取得充分與恰當的審計證據等，都要由審計人員自己確定。審計軟件只能給審計人員提供一系列方便、快捷的輔助審計工具，幫助審計人員去完成相應的審計任務。

答：鑒于我國目前大多數會計信息系統都是采用數據庫技術開發的，數據庫管理系統也可以輔助審計人員對被審計單位的信息系統數據文件進行審計。為了使讀者更好地理解數據庫管理系統進行數據審計的具體應用，在此首先介紹數據庫管理系統的主要功能。

（1）數據庫管理系統的主要功能

數據庫管理系統（Data Base Management System，DBMS）是為數據庫的建立、使用和維護而配備的軟件，建立在操作系統的基礎之上，是位于操作系統和用戶之間的一層數據管理軟件，這種軟件可以對數據庫進行管理和控制，并能夠保證數據的安全性、可靠性、完整性、一致性和獨立性。用戶或應用程序發出的各種操作數據庫中數據的命令都通過數據庫管理系統來執行。數據庫管理系統允許用戶抽象、邏輯地處理數據而不必關心數據在計算機中的布局和物理位置。數據庫管理系統的結構如圖5-1所示。

圖5- 1　數據庫管理系統的結構

下面對數據庫管理系統的各項功能做一簡單介紹。

①數據庫的定義功能。數據庫管理系統提供數據定義語言來定義數據庫的三層結構，包括外模式、概念模式、內模式及其相互之間的映像，如圖5-2所示。用戶級數據庫實際上是一種用戶視圖，其數據源自概念級數據庫，可以通過用戶應用程序進行訪問。概念級數據庫是通過數據庫管理系統（如SQL Server 2000）看到的數據表以及通過數據庫管理系統定義的數據庫中數據之間的關聯關系、數據的完整性約束條件、保密限制約束條件和保證完整性的觸發機制等。物理級數據庫是通過操作系統訪問的數據庫。

圖5- 2　數據庫的三層結構

②數據庫的操作功能。對數據庫的基本數據操作有四種：檢索（查詢）、插入、刪除和修改，后三種又稱為更新操作。數據操作通常用SQL語言完成。

③數據庫的保護功能。數據庫管理系統對數據庫的保護通過四個方面來實現，因而在數據庫管理系統中應包含這四個子系統。

A.數據庫的并發控制。數據庫的優點是數據共享，但多個用戶同時訪問或操作數據庫時，可能會破壞數據庫中的數據，或者用戶會讀到不正確的數據，并發控制子系統能防止這種情況發生，處理好多用戶、多任務的情況。

B.數據庫的恢復。在數據庫被破壞或數據不正確時，系統有能力把數據恢復到最近某個正確的狀態。

C.數據完整性控制。保證數據庫中數據及語義的正確性和有效性，防止對數據造成錯誤的操作。

D.數據的安全性控制。防止未經授權的用戶蓄意存取數據庫中的數據，以免數據的泄露、更改和破壞。數據庫管理系統還包含系統緩沖區的管理和數據存儲的某些適應調節機制等保護功能。

④數據庫的維護功能。包括數據庫的初始數據載入、轉換、轉儲、數據庫的改組及性能監視分析。這個功能由各個應用程序完成。

⑤數據字典。數據字典管理著數據庫三級結構的定義，對數據的操作都要通過數據字典完成。有的大型系統中把數據字典單獨作為一個系統，成為一個軟件工具，使之成為一個比數據庫管理系統更高級的用戶與數據庫之間的接口。

（2）數據庫管理系統在數據審計中的應用

利用數據庫管理系統進行數據審計時，常見的應用包括：

①按審計人員的要求，建立審計工作文件。例如，審計人員為了查明固定資產賬面數與實際數是否相符，可以建立固定資產盤點文件，以便由計算機自動進行賬實核對工作，建立文件的操作命令為：

Select賬面數量字段，盤點數量字段，…

into目標固定資產盤點文件

from源固定資產盤點文件

②按審計人員的要求，對被審數據文件進行排序索引。例如，在審查存貨文件中為了便于對存貨進行盤點，并核對各類存貨賬實是否相符，審計人員可將存貨文件按倉庫號進行排序分類。

Select* from存貨文件名order by倉庫號字段名

③按審計人員的要求，核對相關數據文件數據的一致性。例如，在審查銀行存款日記賬文件的數據與銀行對賬單文件中的數據是否相符時，審計人員可利用SQL語言的查詢語句進行核對。

④按審計人員的要求，匯總有關數據。例如，在審查材料結存文件中，審計人員可以按照材料類別進行匯總并打印輸出，以便與實際庫存數據進行核對。

⑤按審計人員的要求，檢查有關記錄是否重復。例如，在審查記賬憑證文件中，審計人員可用SQL語句檢查憑證編號是否重復或斷號，其操作命令為：

Create view v_max as

select iperiod，csign，max（ino_id）as id_max from gl_accvouch

group by iperiod，csign

Create view v_pzh as

Select distinct ino_id，iperiod，csign from gl_accvouch

Create view v_count as

select iperiod，csign，count（ino_id）as id_count from v_pzh

group by iperiod，csign

selecta.iperiod，a.csign，a.id_max，b.id_count from v_max a

inner join v_count b

on a.iperiod=b.iperiod and a.csign=b.csign

⑥按審計人員的要求，計算有關財務指標。例如，在審查銷售明細賬文件中，審計人員可以計算出某種產品的銷售利潤率以便與上月或歷史最好水平進行比較。

⑦按審計人員的要求，顯示或打印被審數據文件中的全部或部分記錄或數據。例如，在審查現金日記賬文件中，審計人員可以打印出每日結存額超過銀行核定限額的記錄，以查明被審計單位遵守現金結算紀律的情況。

⑧按審計人員要求的格式和內容，打印輸出審計工作底稿。審計人員可根據審計目標，考慮審計工作底稿的格式與內容，利用SQL語句的輸出命令，打印輸出要求審計工作底稿。

答：通用數據接口是指對各種通用會計軟件或被審單位專門開發的會計信息系統，設計具有同一數據結構，同一輸入要求的數據文件。會計軟件系統在進行最終輸出時，需同時向該數據文件同時傳送數據，并保證通用數據接口中數據文件的內容與會計軟件系統生成的數據文件一致，即通用數據接口的數據文件必須由被審計單位會計信息系統在生成其數據文件時同時生成，存放在規定的目錄內，不得以人工干預方式隨意修改。被審計單位會計數據文件發生改變時，通用數據接口的數據文件也同步變化。

在審計人員進行數據審計時，只需將通用數據接口的數據文件經過計算機輔助審計系統的轉換程序，轉換成被審計單位原始數據庫，然后對其經過數據處理、分析等審計程序，生成被審計單位的會計賬簿和報表，并與被審計單位會計信息系統生成的賬簿和報表數據核對，完成對被審計單位的數據審計。

目前，我國比較權威的通用數據接口標準是國家標準《信息技術會計核算軟件數據接口》GB/T19581-2004，該標準由國家審計署信息中心聯合國家標準化管理委員會和中國電子技術標準化研究所產品認證中心聯合研發，并于2005年1月1日在全國范圍內實施。該標準規范了各類ERP系統的財務數據輸出格式，實現了審計信息系統直接讀取ERP系統財務數據的功能。

答：操作系統是一種處于特殊地位的系統軟件，其作用是管理計算機的硬件資源和軟件資源，用戶應用程序的運行是建立在操作系統之上的，如Uuix、Windows等。在對被審系統的數據文件審計過程中，也可以利用操作系統中的一些命令執行部分審計任務，例如，利用DOS中的COMP命令可檢查被審系統實際運行的數據文件內容與該文件的備份內容是否一致，利用DIR命令可顯示某目錄下被審數據文件建立的時間、字節數等信息，審計工作結束，可利用DEL命令刪除機內的工作文件，以防影響被審系統的正常運行等。

業務信息系統是被審計單位利用計算機處理其日常發生的經濟業務的應用軟件，這些應用軟件通常具有常用的文件以及數據處理功能，審計人員在對被審數據文件進行審計時，可以利用應用軟件的某些功能來完成部分審計任務。例如，可利用應用軟件來復制或重新排列數據文件中的數據，也可以利用應用軟件從某個數據文件中抽取一部分記錄，生成審計測試文件。常用的應用軟件的功能包括：

1）復制數據。

2）在文件間轉換經過選擇的數據。

3）打印整個或部分文件。

4）打印文件標號、索引或標明文件的性質、內部結構和數據關系的表達式。

5）生成或刪除文件。

6）插入、刪除或變更文件的記錄。

7）按新的順序將記錄分類。

8）從兩個文件中合并記錄。

9）對數據進行計算、分類、匯總、篩選、轉換等。

答：由于較完整的計算機會計信息系統一般都建立了查詢、銀行對賬、統計、財務分析、通用報表等子模塊，審計人員在對被審系統的數據文件進行審計時，也可利用這些子模塊完成一部分審計任務。例如：利用被審會計信息系統的應收賬款賬齡分析程序，對應收賬款文件中的數據按賬齡進行分析；利用被審系統的查詢模塊，可以按指定的條件查找數據文件中的數據；利用被審系統的通用報表模塊可定義和編制審計表格等。在利用被審會計信息系統有關模塊進行審計之前，審計人員必須對所用模塊的處理和控制功能進行審查。只有經過審查證實其處理和控制功能恰當可靠，才能利用這些功能模塊審查系統的數據文件。

利用被審系統的子模塊審查數據文件的優點是操作簡單，使用方便，審計成本低。被審系統的子模塊一般采用菜單選擇、中文提示、人機對話的操作方式。另外，由于這些子模塊是被審系統的一部分，審計人員不需要開發或購買審計軟件，與利用審計軟件對數據文件進行審計比較，其審計成本較低。利用被審計系統的子模塊進行輔助審計數據文件的缺點是不能滿足審計工作所需要的全部功能，無法按審計人員指定的格式和內容輸出審計工作底稿。